某公司在進行財務(wù)核算時，發(fā)現(xiàn)備件庫問題很多，通過與倉庫相關(guān)人員的交流，將存在的問題進行了歸集整理，試圖找到導致問題發(fā)生的深層次原因，規(guī)范備件庫的財務(wù)核算體系，加快備件庫周轉(zhuǎn)率、提高資金利用效率，降低備件庫的資金占用。
存在問題
1、貨品名稱不規(guī)范，導致財務(wù)入賬錯誤、入賬難或賬實不符;
2、車間領(lǐng)用各類網(wǎng)是否承包無相關(guān)部門認定，造成財務(wù)無法核算;
3、加工件，同名同型號但不同價，因入庫單或領(lǐng)料單無相關(guān)說明，造成財務(wù)無法準確下賬;
4、電器類因型號較多，領(lǐng)料單稍有錯誤便會導致財務(wù)入賬錯誤;
5、某些貨品是否進口(單價高)未在出入庫單上標明，財務(wù)無法準確下賬;
6、原領(lǐng)用貨品不適用需調(diào)換時，未變更原領(lǐng)料手續(xù)，造成財務(wù)核算不準確且出現(xiàn)賬實不符現(xiàn)象;
7、十萬噸和瓦線的毛布使用情況不分，無法記賬;
對財務(wù)及業(yè)務(wù)影響
1、財務(wù)入賬困難;
2、財務(wù)核算數(shù)據(jù)不真實;
3、財務(wù)賬實嚴重不符;
4、賬實無法核對;
問題及原因的分析
備件庫財務(wù)核算出現(xiàn)上述問題的原因是多方面的，有財務(wù)核算本身的，如出現(xiàn)問題時財務(wù)跟進不及時、財務(wù)核算沒有很好的與供應(yīng)入庫、倉庫保管、車間領(lǐng)料結(jié)合;也有整個備件管理流程不規(guī)范引起的。
如入庫環(huán)節(jié)貨品名稱及規(guī)格型號的雜亂無章、保管環(huán)節(jié)備件標示不明確、分類不科學、貨品與財務(wù)記賬沒有保證一一對應(yīng)，車間領(lǐng)料手續(xù)較隨便等;還有制度與執(zhí)行力層面的，沒有有效可行的制度可依據(jù)、沒有很強的執(zhí)行力作保障、沒有嚴格的監(jiān)督體系做后盾;此外還有技術(shù)層面的，至今仍然采用手工記賬、財務(wù)核算沒有精細化、及時化。
1、制度缺失、執(zhí)行力低下
制度是規(guī)范管理的依據(jù)、執(zhí)行力是規(guī)范管理的保證，缺少了制度及執(zhí)行力，我們的工作將無據(jù)可依、出現(xiàn)的問題不能得到及時解決，有制度但無可行性與可操作性(細則)，最終將導致制度被束之高閣。而缺乏有效的監(jiān)督、激勵機制，將導致執(zhí)行力低下，當問題集中暴露時公司及個人都會為此遭受損失。
上述財務(wù)核算中出現(xiàn)的問題均與本項原因有關(guān)，例如“手續(xù)缺失、不完備”中的貨品名稱不規(guī)范、加工件無詳細信息、領(lǐng)用貨品的調(diào)換;“辦理入庫、領(lǐng)料手續(xù)不及時”中的已領(lǐng)用貨品無入庫手續(xù)、車間倉庫互打欠條現(xiàn)象;“工作不銜接”中的發(fā)票單位與公司核算單位不一致等等。上述一系列問題都可以通過制度的細化(或者說標準化、流程化)來解決。
制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監(jiān)督與激勵層面的，好的制度也要有有效的監(jiān)督來保障，缺乏有效的監(jiān)督，制度會淪為一紙空談。所謂的監(jiān)督可以是后續(xù)環(huán)節(jié)對前道環(huán)節(jié)的復核，如財務(wù)記賬需要倉庫手續(xù)的傳遞，倉庫負有保證被傳遞手續(xù)的完整性、準確性、及時性的義務(wù)，而財務(wù)負有對手續(xù)的完整性、準確性、及時性進行監(jiān)督的權(quán)利;車間負有規(guī)范填寫領(lǐng)料單據(jù)的義務(wù)、倉庫保管有監(jiān)督領(lǐng)料單據(jù)是否合規(guī)的權(quán)力。還有就是公司相關(guān)部門的監(jiān)督，如公司設(shè)立的考核小組，可以對整個備件流轉(zhuǎn)的程序進行監(jiān)督，以確保流轉(zhuǎn)手續(xù)的完整、手續(xù)所傳遞的信息及時等等。
有監(jiān)督就要有考核，有考核就要有獎懲，只獎不懲或只懲不獎都不是好的激勵機制，只獎不懲會導致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎又會造成員工情緒出現(xiàn)抵觸、工作效率與工作態(tài)度出現(xiàn)下降。因此，好的、有效地激勵機制應(yīng)該是獎罰并用，所依據(jù)的標準要具備可行性，考核要公開、公平、公正、透明，并且及時兌現(xiàn)考核結(jié)果。
2、權(quán)責不清晰、信息傳遞效率低下
財務(wù)核算中還發(fā)現(xiàn)權(quán)責不清的現(xiàn)象，如公司對各類網(wǎng)采用的是廠家承包的方式核算，然而公司購進的網(wǎng)中，那些是承包的、那些不是承包的，供應(yīng)、倉庫、車間莫衷一是，供應(yīng)沒有給倉庫提供是否承包的依據(jù)、倉庫沒有對承包與非承包的網(wǎng)進行分別擺放、車間沒有及時反饋廠家承包網(wǎng)的產(chǎn)量，以上導致財務(wù)無法核算、無法及時核算、無法準確核算相關(guān)的成本。
倉庫保管沒有登記數(shù)量賬，財務(wù)派駐倉庫的人員兼記數(shù)量與金額賬，如此分工導致倉庫保管不能有效的對所保管實物的數(shù)量進行控制，而財務(wù)人員由于不熟悉倉庫實物而無法準確下賬。在手工作業(yè)條件下，倉庫保管人員應(yīng)該記錄所保管實物的收發(fā)存數(shù)量，而財務(wù)人員負責計算入庫及領(lǐng)用物資成本。倉庫保管對所經(jīng)管實物負責，而財務(wù)對金額負責，如此則可避免賬實不符現(xiàn)象，增強倉庫保管的責任心。如果采用erp軟件及條碼管理，可對倉庫備件進行精細化管理，簡化盤點程序，降低存貨管理成本，提高賬實相符率，提高核算準確、及時性。
信息傳遞效率低下是手續(xù)缺失、不完備、不及時的原因。信息傳遞效率反映在傳遞時間和信息完整性上，入庫手續(xù)不及時辦理、緊急領(lǐng)料后沒有及時辦理領(lǐng)料手續(xù)、入庫單上貨品信息填寫不完整、領(lǐng)料單貨品名稱及規(guī)格型號填寫不完整、進口與國產(chǎn)備件未注明等等。這些問題在部門單獨來看都不是大問題，甚至不算問題，然而，不合格的半成品是產(chǎn)生次品的根本原因，財務(wù)沒有精力也不可能一一核對出現(xiàn)的問題，一是核對成本過高、二是人員不足、三是超越了財務(wù)本身的職責權(quán)限，而這些不起眼的小問題最終會導致財務(wù)核算的不準確、財務(wù)信息的失真。
3、實物入庫、保管、領(lǐng)用與財務(wù)核算脫節(jié)
這也是造成上述財務(wù)核算問題的原因，實物的入庫、領(lǐng)用是通過入庫、領(lǐng)料手續(xù)反映到財務(wù)上的，入庫與領(lǐng)用規(guī)范后，就能夠提高結(jié)存數(shù)量、結(jié)轉(zhuǎn)領(lǐng)用成本的準確性。
入庫環(huán)節(jié)：第一、相關(guān)票據(jù)要及時回收，杜絕已入庫(甚至已經(jīng)被領(lǐng)用)而相關(guān)票據(jù)遲遲不能傳遞到財務(wù)的現(xiàn)象;第二、入庫單內(nèi)容的填寫要規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號、單位、金額等信息要填寫清楚，對影響財務(wù)核算的重要信息要進行備注，例如是否進口(進口件與國產(chǎn)件隨型號相同，但價值相差過大，有必要對進口件進行精細化管理)、是否承包等;第三、調(diào)整核算單位，例如毛布，廠家開具發(fā)票單位是公斤，而公司領(lǐng)用時單位是“床”，這就要求入庫單要轉(zhuǎn)換核算單位，還有某些油類，入庫時以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫時把核算單位轉(zhuǎn)換為公斤。
保管環(huán)節(jié)：第一、要分貨架、分類擺放并進行明確標示，如此可方便取料、盤點，提高工作效率，降低保管、盤點成本;第二、按新舊、是否可用等劃分區(qū)域進行管理，杜絕不可用備件被重新領(lǐng)用而造成生產(chǎn)事故;第三、建立廢舊備件、長期積壓備件定期上報制度，便于管理層了解庫存信息、庫存質(zhì)量、及時對廢舊及長期積壓備件進行處理，加快備件周轉(zhuǎn)速度，降低備件占壓資金，提高資金利用率。
領(lǐng)用環(huán)節(jié)：第一、領(lǐng)料單填寫規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號等，便于倉庫保管取料及財務(wù)核算;第二、及時補辦緊急領(lǐng)料手續(xù);第三、完善備件調(diào)換手續(xù)，杜絕調(diào)換備件不辦理變更手續(xù)的不合理現(xiàn)象;第四、建議將erp在合適的時候延伸至車間(部門)，車間(部門)可以隨時查詢所需備件的庫存情況，減少為防止備件庫存不足造成停機而盲目編報購買計劃的現(xiàn)象，降低資金占用情況;
通過以上環(huán)節(jié)的規(guī)范，財務(wù)核算的準確性將大大提高、年度盤點將變得簡單，公司對備件的控制也將更加完善與及時。
4、財務(wù)核算技術(shù)落后
財務(wù)核算手段落后，至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易見的，第一、記賬錯誤、計算錯誤;第二、不利于細化管理;第三、成本核算只能采用全月一次加權(quán)平均或個別備件采用個別計價法，成本核算不夠精確;第四、匯總分析困難，比如分析備件庫存時間、指定單價查詢備件等等。如果采用計算機技術(shù)輔助記賬，則可完全解決以上問題，并且可以通過條碼實現(xiàn)所有備件的獨立管理，提高工作效率、工作效果。
上述問題所引發(fā)的其他后果
1、存貨周轉(zhuǎn)速度低，倉庫內(nèi)部隨處可見落滿灰塵的備品備件，盤點過程中還發(fā)現(xiàn)許多備件長時間無領(lǐng)用，或者還有足夠庫存但又購入的現(xiàn)象;
2、資金占壓情況嚴重。
3、對實物的管理無重點，未采用abc管理法，對于數(shù)量少、價值大、重要性高的a類、b類物資未重點管理，沒有設(shè)定庫存上下限;
4、倉庫空間利用率及取料效率低，倉庫備件擺放雖較整齊，但未進行系統(tǒng)分類，標示不很清晰。
解決方案
1、制定倉庫管理細則，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，理順實物、單據(jù)的傳遞途徑。通過管理細則的制定，明確相關(guān)部門及員工的工作職責及工作程序、以及如何正確填寫單據(jù);通過流程圖的制定，讓實物流轉(zhuǎn)、單據(jù)傳遞一目了然;通過制定特殊業(yè)務(wù)處理辦法，讓員工知道正確的業(yè)務(wù)處理方法、財務(wù)核算也更加嚴謹。徹底擺脫倉庫工作需言傳身教的不利局面;
2、結(jié)合條碼、abc管理法完善貨位管理系統(tǒng)?？茖W得對備件進行分類，利用條碼建立賬實的一一對應(yīng)關(guān)系;通過erp的實施，可以精確地以個別計價法對備件進行核算;通過abc分類，找出我們需要重點關(guān)注的數(shù)量少、價值大、對生產(chǎn)有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉(zhuǎn)率;
3、建立可行、有效的監(jiān)督激勵體系，提高員工工作積極性。員工思想有包袱會導致工作態(tài)度消極，工作態(tài)度的消極引起工作質(zhì)量的下降，工作質(zhì)量的下降可造成備件庫沉淀資金的增加，從而最終影響公司現(xiàn)金流。提高員工工作積極性不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經(jīng)濟、精神等方面的滿足，預取之，必先予之，不但適用于客戶，也適用于員工。
4、領(lǐng)導重視、部門配合、員工努力是做好工作的法寶。倉庫工作不是一個部門努力就可以做好的，他需要領(lǐng)導的重視，經(jīng)常關(guān)注備件庫工作情況，也需要部門間的配合，倉庫中的問題通過財務(wù)核算反映出來，但其問題的解決不是財務(wù)、倉庫所能解決的，需要供應(yīng)、車間(部門)的配合。
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