貨代新手經(jīng)常會被是否有隨機(jī)文件這個問題困擾。
1、隨機(jī)文件是什么意思？
這里所說的“機(jī)”是指飛機(jī)，隨機(jī)可以簡單解釋為“隨飛機(jī)一起……”，隨機(jī)文件就是“隨飛機(jī)一起帶走的文件”。
什么文件呢？
即某票空運貨物的、國外收貨人或其他相關(guān)方所需要的、隨貨物一起飛到國外的文件。人話就是當(dāng)一票貨物空運出口時，國外清關(guān)或其他用途所需要的、隨同貨物一起裝上飛機(jī)運走的文件 documents with air shipment。
2、隨機(jī)文件通常有哪些？
最常見的是發(fā)票invoice及裝箱單packing list。
中東會需要有原產(chǎn)地證co即certificate of origin、其他的比如質(zhì)量證書certificate of quality、衛(wèi)生證書hygiene certificate等看情況而定，當(dāng)然主要看客戶的清關(guān)需求！
當(dāng)然，主航空運單mawb，master airway bill肯定要隨機(jī)。
貨物出分單時還有hawb，house airway bill，以及載貨清單manifest隨貨一起等，航空主運單是每一票空運貨都必隨機(jī)的文件，因為航空運單是承運人與托運人之間簽訂的運輸契約，也是承運人或其代理人簽發(fā)的貨物收據(jù)。
3、隨機(jī)文件的用途有哪些？
第一、目的港清關(guān)用
通常發(fā)票、箱單、co等都是用于目的機(jī)場的清關(guān)。而co主要是用于申請關(guān)稅減免或優(yōu)惠。
南美洲國家通常都必須要有正本的發(fā)票箱單隨機(jī)，非洲也是最好正本隨貨，歐洲部分國家有需要隨機(jī)以方便卡車中轉(zhuǎn)，亞洲北美洲以及大洋洲則相對寬松。
如果隨機(jī)發(fā)票箱單在運輸途中丟失，通常需要重新快遞寄送，或提供電子檔讓客人自行打印彩打。目的地清關(guān)通常由客戶或其代理進(jìn)行。
目的地清關(guān)圖：
第二、便于機(jī)場貨站分貨
比如分單、分艙單等，因為起運港consolidation貨物，到了目的港必須根據(jù)分單/分艙單，把不同批、不同票、不同收貨人的貨物分開，再分別通知收貨人或分別清關(guān)、分別提貨送貨等。
第三、避免耽誤客戶清關(guān)
因為航空運輸速度很快，尤其是直達(dá)航班，如果通過國際快遞郵寄清關(guān)文件的話，容易出現(xiàn)“貨等單”——貨物到了，可是清關(guān)文件（發(fā)票、箱單、co等）還沒到，從而耽誤客戶清關(guān)。
4、隨機(jī)文件用英語怎么說？
通常是documents with air shipment或paperwork with air shipment。
也有documents with air flight或paperwork with air flight或attached file with air shipment等其他說法。
其實documents with air shipment或paperwork with air shipment就ok.不必拘泥于形式.
5、注意事項
（1）隨機(jī)文件主要用于目的港清關(guān)。目的地進(jìn)口清關(guān)跟國內(nèi)起運地出口報關(guān)沒有關(guān)系，不能把客戶要的清關(guān)文件和我們的出口報關(guān)文件混淆。有時候報關(guān)的箱單發(fā)票和隨機(jī)的箱單發(fā)票不一樣，尤其是金額，這時候更要留心。
（2）如果有隨機(jī)文件，一般是貨主shipper把報關(guān)文件和隨機(jī)文件一起用快遞寄給貨代，或者司機(jī)去提貨時讓司機(jī)順便帶給貨代。此時一定要跟司機(jī)交代清楚報關(guān)文件和清關(guān)文件，以免造成后續(xù)的麻煩。
（3）貨代用報關(guān)文件進(jìn)行出口報關(guān)，隨機(jī)文件跟航空運單、艙單等一起隨到目的港，目的地客人或清關(guān)代理拿到隨機(jī)文件就可以清關(guān)了。由于文件和貨物同時到達(dá)，所以不會出現(xiàn)“貨等單”的問題。
（4）隨機(jī)的箱單和發(fā)票等文件，有的目的地只需要復(fù)印件，不要求一定正本。但有的國家如南美的一些國家必須要正本，復(fù)印件或掃描件不行。請務(wù)必提前和客人確認(rèn)清楚所需要的清關(guān)資料形式。
（5）貨主shipper提供的目的港清關(guān)文件，可以讓航空公司攜帶，但這不在航空公司的承運范圍之內(nèi)，如果弄丟失了，航空公司是不負(fù)責(zé)的。因此，如果有co等比較重要的文件，可選擇通過國際快遞寄給客人。