１．編制船期表。外運(yùn)公司按月編印出口船期表，分發(fā)給各外貿(mào)公司及工貿(mào)企業(yè)，內(nèi)列航線、船名及其國籍、抵港日期、截止收單期、預(yù)計(jì)裝船日期和掛港港口名稱（即船舶停靠的港口）。各外貿(mào)公司及工貿(mào)企業(yè)據(jù)此進(jìn)行催證、備貨。
２．辦理托運(yùn)。外貿(mào)公司在收到國外開來的信用證經(jīng)審核（或經(jīng)修改）無誤后即可辦理托運(yùn)。按信用證或合同內(nèi)有關(guān)裝運(yùn)條款填寫《托運(yùn)單》并提供全套單證，在截止收單期前送交外運(yùn)公司，作為訂艙的依據(jù)。
３．領(lǐng)取裝運(yùn)憑證。外運(yùn)公司收到有關(guān)單證后，即繕制海運(yùn)出口托運(yùn)單，并會(huì)同有關(guān)船公司安排船只和艙位；然后由船公司據(jù)以簽發(fā)裝貨單，作為通知船方收貨裝運(yùn)的憑證。
４．裝貨、裝船。外運(yùn)公司根據(jù)船期，代各外貿(mào)公司往發(fā)貨倉庫提取貨物運(yùn)進(jìn)碼頭，由碼頭理貨公司理貨，憑外輪公司簽發(fā)的裝貨單裝船。
５．換取提單。貨物裝船完畢，由船長或大副簽發(fā)“大副收據(jù)”或“場(chǎng)站收據(jù)”，載明收到貨物的詳細(xì)情況。托運(yùn)人憑上述收據(jù)向有關(guān)船公司換取提單。
６．發(fā)出《裝船通知》。貨物裝船后，托運(yùn)人即可向國外買方發(fā)出《裝船通知》，以便對(duì)方準(zhǔn)備付款、贖單、辦理收貨。如為c&f或fob合同，由于保險(xiǎn)由買方自行辦理，及時(shí)發(fā)出《裝船通知》尤為重要。