企業(yè)的供應(yīng)物流成本最容易“跑、冒、滴、漏”，在許多企業(yè)中，尤其是裝配型企業(yè)，其供應(yīng)物流成本占企業(yè)總成本的60%以上，而其中部分成本可以通過適當(dāng)?shù)墓芾硎侄伪苊獍l(fā)生。供應(yīng)物流成本的管理要點(diǎn)如下：[4]
一、規(guī)范核準(zhǔn)權(quán)限
不同類別的請(qǐng)購單要由不同管理層次的領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。
以原材料為例：
(1)請(qǐng)購金額預(yù)估在×萬元以上者，由科長核決。
(2)請(qǐng)購金額預(yù)估在×萬元至××萬元者，由經(jīng)理核決。
(3)請(qǐng)購金額預(yù)估在××萬元以上者，由總經(jīng)理核決。
另外，還應(yīng)對(duì)與采購有關(guān)的人員及部門的權(quán)限作出明確的劃分。如：(1)采購部。運(yùn)輸、辦公勞保用品、生產(chǎn)及輔助材料、委外加工材料等采購。
(2)采購經(jīng)理。采購計(jì)劃的編制、×萬以下訂單的審核及×萬以上訂單的復(fù)核、急需物料的跟催。采購員負(fù)責(zé)訂單的計(jì)算、下達(dá)的物料的跟催。
(3)倉儲(chǔ)部收料組。所有有形物料、設(shè)備及辦公勞保品的數(shù)量驗(yàn)收。
(4)質(zhì)量管理部。所有生產(chǎn)及輔助材料質(zhì)量驗(yàn)收。
(5)工程部。儀器設(shè)備的品質(zhì)驗(yàn)收。
二、確定采購類別
原材料或零配件的請(qǐng)購一般首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)訂單提出請(qǐng)購單。材料保管人員接到請(qǐng)購單后，應(yīng)將材料保管卡上記錄的庫存數(shù)同生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。當(dāng)材料保管員認(rèn)為生產(chǎn)所需的數(shù)量超過庫存的數(shù)量時(shí)，就應(yīng)簽字同意請(qǐng)購。
對(duì)于從事大批量生產(chǎn)的企業(yè)，要有預(yù)先的采購計(jì)劃，如規(guī)定最低庫存量，使材料保管部門可以在庫存材料已達(dá)到最低庫存量時(shí)就提出請(qǐng)購單。采購計(jì)劃的制定要非常準(zhǔn)確，否則會(huì)造成停工待料，增加管理費(fèi)用，影響銷售和信譽(yù)；或者會(huì)造成資金的積壓、場(chǎng)地的浪費(fèi)、物料的變質(zhì)。所以依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定采購計(jì)劃，按采購計(jì)劃適時(shí)地進(jìn)料，既能使生產(chǎn)、銷售順暢，又可以節(jié)約成本。
臨時(shí)性物品的采購需求通常由使用部門直接提出。由于這種需要很難納入采購計(jì)劃之中，因此使用者在請(qǐng)購單上一般要對(duì)采購需求作出描述，解釋其目的和用途。請(qǐng)購單須由使用部門的領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員同意簽字后，采購部門才能辦理采購手續(xù)。
三、采用多種采購形式
(1)招標(biāo)采購。將物料采購的所有條件詳細(xì)列明，刊登公告。投標(biāo)廠商按公告的條件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，交納投標(biāo)押金，參加投標(biāo)。招標(biāo)采購的開標(biāo)按規(guī)定必須至少三家以上廠商從事報(bào)價(jià)投標(biāo)方得開標(biāo)，開標(biāo)后原則上以報(bào)價(jià)最低的廠商得標(biāo)，但得標(biāo)的報(bào)價(jià)仍高過標(biāo)底時(shí)，采購人員有權(quán)宣布標(biāo)底，或征得監(jiān)辦人員的同意，以議價(jià)方式辦理。
(2)詢價(jià)采購。采購人員選取信用可靠的廠商，將采購條件講明，并詢問價(jià)格或寄送詢價(jià)單，并促請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，比較后確定采購對(duì)象。
(3)比價(jià)采購。采購人員請(qǐng)數(shù)家廠商提供價(jià)格性能、質(zhì)量等，進(jìn)行比較后，決定廠商進(jìn)行采購。
(4)議價(jià)采購。采購人員與廠商經(jīng)討價(jià)還價(jià)后，議定價(jià)格進(jìn)行采購，詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)通常情況下是結(jié)合使用的，很少單獨(dú)進(jìn)行。
(5)訂價(jià)采購。購買物料數(shù)量巨大，非幾家廠商所能全部提供的，則確定價(jià)格現(xiàn)款收購。
(6)公開市場(chǎng)采購。采購人員在公開交易或拍賣時(shí)隨時(shí)機(jī)動(dòng)地采購，因?yàn)榇罅啃枰锪蠒r(shí)，價(jià)格變動(dòng)會(huì)比較頻繁。
四、決定合適的采購價(jià)格
決定一個(gè)合適的價(jià)格一般要經(jīng)過以下幾個(gè)步驟：
(1)多渠道詢價(jià)。多方面打探市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)格等。
(2)比價(jià)。分析各供應(yīng)商提供材料的性能、規(guī)格、品質(zhì)、數(shù)量等要素后才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
(3)自行估價(jià)。自己成立估價(jià)小組，由采購人員、技術(shù)人員、成本會(huì)計(jì)等人組成，估算出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的底價(jià)資料。
(4)議價(jià)。根據(jù)底價(jià)的資料、市場(chǎng)的行情、供應(yīng)商用料的不同、采購量的大小、付款期的長短等與供應(yīng)商議定出一個(gè)雙方都能合理接受的價(jià)格。
五、控制訂購批量
對(duì)物品采購量的控制，采購部門首先應(yīng)對(duì)每一份請(qǐng)購單審查其請(qǐng)購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品和審核物品使用的部門負(fù)責(zé)人是否在請(qǐng)購單上簽字同意。對(duì)于需大量采購的原材料、零配件等，必須作各種采購量對(duì)成本影響的成本分析。內(nèi)部控制制度必須對(duì)這些成本分析作出強(qiáng)制性的規(guī)定，指定專人對(duì)成本分析是否實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督。成本分析將各種請(qǐng)購項(xiàng)目進(jìn)行有效地歸類，然后測(cè)算成本；對(duì)于請(qǐng)購數(shù)量不大或零星采購的物品，采購批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來執(zhí)行。
經(jīng)濟(jì)訂購量是指在存貨總成本最低的情況下所訂購的批量，存貨總成本包括訂購成本和存貨儲(chǔ)備成本。訂貨成本隨訂購量的增加而減少，包括：
(1)請(qǐng)購手續(xù)成本。請(qǐng)購所花的人工費(fèi)用、用品費(fèi)用、部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)部門的審查費(fèi)用。
(2)采購成本。包括估價(jià)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、采購、通信聯(lián)絡(luò)、事務(wù)用品等所花的費(fèi)用。
(3)進(jìn)貨驗(yàn)收成本。檢驗(yàn)人員進(jìn)行驗(yàn)收所花費(fèi)的人工費(fèi)用、交通費(fèi)用、檢驗(yàn)儀器儀表費(fèi)用等。
(4)入庫成本。裝卸搬運(yùn)所花費(fèi)的成本。
(5)其他成本。如會(huì)計(jì)入賬支付款項(xiàng)所花費(fèi)的成本等。
與訂貨成本相反，存貨儲(chǔ)備成本會(huì)隨著訂購量的增加而增加，包括：
(1)存貨的保養(yǎng)維護(hù)所需資金的機(jī)會(huì)成本。投入了資金就使其他需要使用資金的地方喪失了使用這筆資金的機(jī)會(huì)，這就是機(jī)會(huì)成本。
(2)搬運(yùn)成本。存貨數(shù)量增加，則搬運(yùn)和裝卸的成本就增加，搬運(yùn)員工與搬運(yùn)設(shè)備同樣會(huì)增加投資。
(3)倉儲(chǔ)成本。倉庫的租金或維護(hù)費(fèi)用及倉庫管理、盤點(diǎn)的費(fèi)用。
(4)折舊及陳腐成本。存貨容易發(fā)生品質(zhì)變異、破損、報(bào)廢、價(jià)值下跌、增加呆滯料等所造成的成本損失。
(5)其他成本。如存貨的保險(xiǎn)費(fèi)用稅金、防盜費(fèi)用等。
六、購貨訂單的填制
采購部門在議定合適的價(jià)格后，應(yīng)及時(shí)填制購貨訂單。由于購貨訂單是授權(quán)執(zhí)行并記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證，因而對(duì)它的控制相當(dāng)重要。購貨訂單的控制包括：
(1)預(yù)先應(yīng)對(duì)每份訂單進(jìn)行編號(hào)，以確保日后訂單能被完整地保存，并能夠在會(huì)計(jì)上對(duì)所有購貨訂單進(jìn)行處理。
(2)在訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須由專人檢查訂單是否得到授權(quán)人的簽字，以及是否經(jīng)請(qǐng)購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的請(qǐng)購單作為支持憑證，以確保購貨訂單的有效性。
(3)由專人復(fù)查訂單的編制過程和內(nèi)容。包括復(fù)查有關(guān)供應(yīng)商的主要文件資料、價(jià)格數(shù)量和金額的計(jì)算，等等。其中價(jià)格須同根據(jù)過去經(jīng)驗(yàn)確定的標(biāo)準(zhǔn)或平均價(jià)格作比較，以保證購貨訂單的正確性。
(4)訂購手續(xù)辦完后，應(yīng)即填制訂單一式三聯(lián)，并將第一、第二聯(lián)送請(qǐng)購單位登記，以便讓請(qǐng)購人證實(shí)購貨訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求，此外，還應(yīng)送至驗(yàn)收部門，以便他們?cè)谑盏截浳飼r(shí)有驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。