在鐵路貨運事故發(fā)生后，及時的記錄編制和調查有助于查明事故原因，劃分事故責任，并且及時的對事故進行相應的正確處理。
《鐵路貨運事故處理辦法》第三章　記錄編制及調查
第1條　貨運記錄（《貨規(guī)》格式十）和普通記錄（《貨規(guī)》格式十一）分為帶號碼與不帶號碼兩種。
帶號碼的貨運記錄每組一式三頁，第一頁為編制站存查頁，第二頁為調查頁，第三頁為貨主頁。帶號碼的普通記錄每組一式兩頁，第一頁為編制單位存查頁，第二頁為證明頁，交給接方（包括收貨人）。貨運記錄和 普通記錄號碼均由鐵路局或分局編印掌握。不帶號碼的貨運記錄和普通記錄只限作抄件或貨運員發(fā)現(xiàn)事故時報告用。
貨運記錄和普通記錄用紙均應建立請領、發(fā)放、使用制度。
第2條　遇有下列情況之一，須在發(fā)現(xiàn)當日按批（車）編制貨運記錄：
1.發(fā)生本規(guī)則第五條、第七條和《鐵路貨物運輸管理規(guī)則》（以下簡稱《管規(guī)》）、《鐵路貨物運輸規(guī)程》（以下簡稱《貨規(guī)》）及其引伸規(guī)則辦法中所規(guī)定需要編制的情況時；
2.卸車發(fā)現(xiàn)施封鎖站名或號碼與運輸票據(jù)或封套記載不一致時；
3.集裝箱封印失效、丟失或封印站名、號碼與票據(jù)記載不一致，集裝箱箱體損壞發(fā)生貨物損失時；
4.貨車裝載清單上有記載，或記載被劃掉未加蓋帶有單位名稱的人名章，而實際無票據(jù)無貨物時；
5.貨物運單、貨票上記載的貨物重量、件數(shù)、價格發(fā)生涂改，未按規(guī)定加蓋戳記時；
6.集裝貨件外部狀態(tài)損壞，貨件散落時；
7.托運人組織裝車、承運人組織卸車或換裝，發(fā)生貨物損失時；
8.托運人自備篷布發(fā)生丟失時；
9.一批貨物中的部分貨件補送或事故貨物回送時；
10.發(fā)生無票據(jù)、無標記的貨物和公安機關查獲鐵路運輸中被盜貨物移交車站時，以及沿途拾得的鐵路運輸貨物交給車站處理時。
第3條　編制貨運記錄要如實記載事故貨物及有關方面的當時現(xiàn)狀，不得在記錄中作事故責任的結論。
貨運記錄各欄應逐項填記。事故詳細情況欄應記明貨車車體、門窗、施封或篷布的情況，貨物包裝及裝載狀態(tài)，事故貨件裝載位置，損失程度等。具體編制方法按本規(guī)則附件一辦理。
車站必須按統(tǒng)一順號連續(xù)使用貨運記錄用紙，并按編制日期和號碼順序登入“貨運事故（記錄、調查、賠償）登記簿”（格式二）內。
第4條　遇有下列情況之一，須在當日按批（車）編制普通記錄：
1.發(fā)生《管規(guī)》規(guī)定需要編制的情況時；
2.事故涉及車輛技術狀態(tài)時；
3.貨車發(fā)生換裝整理時；
4.托運人組織裝車，收貨人組織卸車，貨車施封良好，篷布苫蓋和敞車、平車、砂石車貨物裝載外觀無異狀，收貨人提出貨物有損失，要求車站證明交接現(xiàn)狀時；
5.信箱運輸?shù)呢浳铮潴w完整、施封良好，貨物發(fā)生損壞時；
6.依據(jù)其他有關規(guī)定，需要證明時。
第5條　編制普通記錄要如實記載有關情況。具體編制方法按本規(guī)則附件一辦理。
第6條　無運轉車長值乘的列車，接方進行貨運檢查發(fā)現(xiàn)問題后，按規(guī)定拍發(fā)的電報應作為有車長值乘時交方出具的普通記錄。
第7條　編制貨運記錄和普通記錄須加蓋站名公章或貨運事故處理專用章，并由參加檢查貨物（車）的有關人員簽字或蓋章，同時注明其所屬單位全稱。記錄有涂改時，在涂改處須加蓋編制人員的名章。
第8條　發(fā)站編制的貨運記錄，由發(fā)站負責處理，如確實無法聯(lián)系托運人時，可說明理由將貨主頁隨同運輸票據(jù)送到站處理。
第9條　中途站編制的貨運記錄按下列規(guī)定處理：
1.自站責任的記錄調查頁留站存查，貨主頁隨同運輸票據(jù)或貨物送到站處理。
2.他站責任的記錄應自編制記錄之日起3日內將調查頁連同有關材料送責任站調查，貨主頁隨同運輸票據(jù)或貨物送到站處理。
一批貨物中部分貨件發(fā)生事故時，須拴掛“事故貨物標簽”（格式一）繼運到站。損壞的貨件繼運到站前應整修包裝。
3.發(fā)生火災、整車貨物變質、活動物死亡，調查頁分別按本條第1、2項處理。事故能在發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵路局）處理的，貨主頁留發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵 路局）處理；事故不能在發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵路局）處理的，貨主頁隨同運輸票據(jù)送到站處理，但發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵路局）負責明確原因和損失程度。
第10條　到站編制的貨運記錄（包括附有發(fā)站和中途站編制的貨運記錄）按下列規(guī)定處理：
1.自站責任的記錄，調查頁留站存查；他站責任的記錄，調查頁送責任站調查，貨主頁交收貨人。
2.遇附有發(fā)站或中途站編制的記錄，卸車時應按照記錄記載的情況，認真核對現(xiàn)貨：
（1）情況相符時，不再編制記錄，貨主頁交收貨人，另作抄件留存。
（2）情況不符時，應重新編制記錄，調查頁送責任站調查，原記錄貨主頁留存。重新編制記錄的貨主頁交收貨人。
3.到站確認貨物損失不足500元時，調查頁暫不送查，待賠償后連同“貨運事故賠款通知書”（格式七）一并送查責任站。
4.貨物發(fā)生損壞或部分滅失需要鑒定時，按《貨規(guī)》第49條4款辦理（“事故貨物鑒定書”，見格式三）。鑒定后，將鑒定材料補送責任站。鑒定期限從編制記錄之日起，不應超過30日，特殊情況除外。
5.貨運記錄送查后，收貨人領取貨物時表示無意見，應及時通知有關站結案。
6.貨運記錄送查后，件數(shù)不足的貨物補送齊全，在向收貨人補交時收回記錄貨主頁，并及時通知有關站結案。
第11條　送查的貨運記錄，以“貨運事故查復書”（格式四）在編制記錄之日起3日內送責任站調查。
第12條　貨運記錄送查時，按下列規(guī)定附送有關資料和實物：
1.使用施封環(huán)和鉛餅施封的貨車、集裝箱發(fā)生貨物被盜丟失，須附封??；
2.重新編制的記錄，須附他站原記錄抄件；
3.有站車交接記錄的，須附站車交接記錄抄件；
4.個人物品發(fā)生被盜、丟失事故，貨票未附物品清單時，須附經過車站檢查的現(xiàn)有貨件數(shù)量和包裝特征的清單；
5.整零車裝載的貨物發(fā)生事故，需要以運輸票據(jù)封套、裝載清單分析責任時，須附抄件或原件；
6.其他有關資料（可按規(guī)定后附），如車輛技術狀態(tài)檢查記錄、機車火星網檢查證明、“事故貨物鑒定書”以及事故貨件的現(xiàn)場照片等。
一輛貨車內多批貨物發(fā)生事故時，上述資料可附于其中損失最嚴重的貨運記錄內，其余記錄應在附件欄內注明“封印及某某附件及附于第××號貨運記錄內送查某某站”。