(一)及時發(fā)出事故通知
根據(jù)有關(guān)國際公約和各國法律或合同的規(guī)定，在發(fā)生海上貨運(yùn)事故時，收貨人或其他貨物索賠人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)向承運(yùn)人發(fā)出貨運(yùn)事故通知書，聲明保留貨運(yùn)事故索賠權(quán)。我國《海商法》第81條第1款規(guī)定：“承運(yùn)人向收貨人交付貨物時，收貨人未將貨物滅失或者損壞的情況書面通知承運(yùn)人的，此項(xiàng)交付視為承運(yùn)人已經(jīng)按照運(yùn)輸單證的記載交付以及貨物狀況良好的初步證據(jù)?！卑凑沾隧?xiàng)規(guī)定，如貨物索賠人未向承運(yùn)人發(fā)出貨運(yùn)事故通知，事故的舉證責(zé)任就由承運(yùn)人轉(zhuǎn)到收貨人。如果收貨人不能舉證證明承運(yùn)人存在過失，則會在索賠中敗訴。
貨物索賠人發(fā)出貨運(yùn)事故通知是有時間限制的。根據(jù)我國《海商法》第81條第2款規(guī)定：“貨物滅失或者損壞的情況非顯而易見的，收貨人應(yīng)當(dāng)在貨物交付的次日起連續(xù)7日內(nèi)，集裝箱貨物交付的次日起連續(xù)15日內(nèi)，收貨人未提交書面通知的，適用前款規(guī)定。貨物交付時，收貨人已經(jīng)會同承運(yùn)人對貨物進(jìn)行聯(lián)合檢查或者檢驗(yàn)的，無需就所查明的滅失或者損壞的情況提交書面通知。”
應(yīng)當(dāng)指出，法律規(guī)定事故通知時限的目的只是為了防止收貨人不合理延長貨物索賠時間，從而保護(hù)承運(yùn)人。其法律后果是，如果收貨人不作出通知，舉證責(zé)任將轉(zhuǎn)到索賠人。因?yàn)?，在《海牙?guī)則》制度下，承運(yùn)人負(fù)有舉證責(zé)任，如果索賠人拖延通知，將不利于承運(yùn)人舉證。但是否作出事故通知與承運(yùn)人可否免責(zé)無關(guān)，換言之，即使索賠人沒有作出事故通知，也不影響其索賠權(quán)利。如果收貨人能夠舉證證明貨運(yùn)事故是由承運(yùn)人責(zé)任造成的，承運(yùn)人仍應(yīng)負(fù)責(zé)賠償；反之，即使收貨人作出了事故通知，也并不說明承運(yùn)人對貨運(yùn)事故負(fù)有責(zé)任。如果承運(yùn)人能夠舉證證明貨運(yùn)事故系由他人過失造成，或雖由其本人過失造成但可依法免責(zé)，則承運(yùn)人仍無需對貨運(yùn)事故承擔(dān)責(zé)任。但由于海上貨物運(yùn)輸?shù)膹?fù)雜性，不論誰負(fù)責(zé)舉證，都是一件困難的事情。因此，收貨人為保留承運(yùn)人的舉證責(zé)任，仍然應(yīng)該按照法律規(guī)定及時發(fā)出事故通知。
對于貨物延遲交付損失的索賠，事故通知則直接影響到索賠權(quán)利。我國《海商法》第82條規(guī)定：“承運(yùn)人自向收貨人交付貨物的次日起連續(xù)60日內(nèi)，未收到收貨人就貨物因延遲交付造成經(jīng)濟(jì)損失而提交的書面通知的，不負(fù)賠償責(zé)任。
(二)準(zhǔn)備索賠文件
在收貨人作出貨損通知情況下，因?yàn)樨浳餃缡Щ驌p壞的舉證責(zé)任在承運(yùn)人一方，所以，收貨人在提出索賠時，出具的索賠文件比較簡單。通常，收貨人在提出索賠時應(yīng)出具以下文件。
1．索賠函
索賠函是貨物索賠人向承運(yùn)人提出貨物索賠的正式文件，該文件無固定格式，但應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：
(1)索賠人的名稱、地址；
(2)船名；
(3)裝卸港口名稱和船舶抵達(dá)卸貨港的日期；
(4)提單號碼及提單中的貨物描述；
(5)貨物滅失或損壞的情況；
(6)索賠日期、索賠金額及索賠理由。
應(yīng)當(dāng)注意的是，索賠人按照法律規(guī)定向承運(yùn)人提出的貨運(yùn)事故通知并不表示已經(jīng)向承運(yùn)人提出索賠，只有索賠人向承運(yùn)人提出索賠申請書時，才表明索賠的正式開始。索賠人提出索賠請求后，應(yīng)當(dāng)抓緊催賠。如果在訴訟時效臨近時承運(yùn)人仍未賠付，或仍未就賠償事宜作出正式承諾，索賠人應(yīng)當(dāng)在訴訟時效到期前依法提起訴訟，防止承運(yùn)人故意拖延，錯過訴訟時效，喪失索賠權(quán)利。
2．提單
提單是海上貨物索賠中的重要依據(jù)。提單作為貨物收據(jù)，表明承運(yùn)人收到貨物的數(shù)量和外表狀況；提單作為運(yùn)輸合同，表明了承運(yùn)人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任義務(wù)，是處理索賠的重要法律性依據(jù)。索賠人提出索賠就是因?yàn)槌羞\(yùn)人交付的貨物與提單記載的不符，要么貨物滅失，要么貨物損壞，要么貨物短少，根據(jù)提單合同及相關(guān)法律規(guī)定，承運(yùn)人必須對上述貨物滅失或損壞承擔(dān)賠償責(zé)任，除非承運(yùn)人能夠舉證證明，根據(jù)提單合同及有關(guān)法律，其可以免除賠償責(zé)任。
3．卸貨報告、理貨報告、貨物溢卸、短卸報告、貨物殘損單等卸貨單證
上述各種單證是對船舶卸下貨物的原始記錄，由船方和理貨人或裝卸公司共同作出并會簽。如果卸下的貨物與提單或船舶載貨清單(export cargo manifest)不符，會在此類報告中作出記錄。此類單證是貨物滅失或損壞的原始記錄，所以是貨物索賠時的重要依據(jù)。
4．貨物殘損公正檢驗(yàn)報告、重理單
當(dāng)收貨人和船方對貨物的損壞程度、數(shù)量、損壞原因無法作出正確判斷，或存在爭議時，往往需要雙方共同指定公正檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對殘損貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，確定損壞程度、數(shù)量、價值，以及導(dǎo)致貨物殘損的原因等，并出具“貨物殘損檢驗(yàn)證書”(inspection certificate for damage and shortage)。當(dāng)船貨雙方對卸貨數(shù)量發(fā)生爭議時，可以對所卸貨物重新理貨，并出具重理報告。這兩種報告同上述第3項(xiàng)中的報告性質(zhì)一樣，是貨物索賠最直接的原始依據(jù)。
5．商業(yè)發(fā)票、裝箱單、重量單等
商業(yè)發(fā)票是由貿(mào)易合同中的賣方開給買方的商業(yè)票據(jù)。記載了貨物的單價和貨物總值，是索賠時計算索賠金額的直接原始依據(jù)。如果發(fā)票中記載的是貨物的cif價值，索賠金額應(yīng)當(dāng)按此價值計算；如果發(fā)票是以fob、cfr開具的，計算時還應(yīng)加上運(yùn)費(fèi)或保險費(fèi)，但索賠人應(yīng)提供運(yùn)費(fèi)或保險費(fèi)收據(jù)，以資證明。裝箱單或重量單通常是商業(yè)發(fā)票的隨附單證，用以證明提單項(xiàng)下貨物品種和數(shù)量的詳細(xì)情況，因此是提單中貨物記載的輔助性證明。
海上貨運(yùn)事故多種多樣。當(dāng)發(fā)生貨物滅失或損壞時，應(yīng)根據(jù)事故的具體情況，收集、準(zhǔn)備事故證明。除上述單證外，凡是能夠確定貨運(yùn)事故的原因、損失程度、損失金額、貨運(yùn)事故責(zé)任的任何文件都應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備齊全，與上述單證一起提供。