為推動賓館庫房管理的有序性，保證物資的有序進出，規(guī)范日常工作行為，特制定《賓館庫房管理制度》。
一、商品入庫流程
1．賓館需要購進商品時，采購人應該認真審核庫存數(shù)量。
2．采購人應根據(jù)賓館實際消耗情況，核定進貨數(shù)，杜絕出現(xiàn)庫存積壓，滯銷等情況。
3．購進貨品規(guī)格、數(shù)量敲定后，采購人親自購買或通知提貨商送貨時間。
4．當商品從供應商運抵至賓館庫房時，庫管必須嚴格認真檢查商品外包裝是否完好，若出現(xiàn)破損、原裝短少、鄰近效期等情況。庫管必須拒絕收貨，并及時通知供應商進行退換貨；若因庫管人未及時對商品進行檢查，所造成的經濟損失由該庫管承擔。
5．確定商品外包裝、質地完好后，財務必須依照相關單據(jù)(訂單或隨貨單)，對進貨商品品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、總金額、效期進行核實，核實正確后填寫入庫單并入庫保管。
6．入庫商品明細必須由庫管和財務核對后簽字認可，做到賬、貨相符。
7．商品驗收無誤后，庫房管理員依據(jù)入庫單及時記賬，詳細記錄商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、單證號碼、驗收情況等，做到帳、貨相符。
8．收貨流程進行單據(jù)流轉時，每個環(huán)節(jié)不得超過一個工作日。
二、低值易耗品出庫流程
1．根據(jù)賓館實際情況，針對低值易耗品建立三、四、五樓分庫房，分庫房備品采取庫管統(tǒng)一分配制度，分庫房根據(jù)消耗情況，定期申請領料，經庫管盤點后，確定領料物品品名、數(shù)量。
2．財務根據(jù)庫管確定的物品品名、數(shù)量開據(jù)出庫單。
3．總庫房根據(jù)以上單據(jù)，方可對出庫商品進行實物明細點驗，對出庫商品必須認真清點核對準確、無誤，方可簽字認可出庫，否則造成的經濟損失由當事人負責。
4．出庫要分清總庫房和分庫房的責任，庫管、財務與物品接收人三方需辦清交接入分庫手續(xù)。
5．商品出庫后庫房管理員應當根據(jù)正式出庫憑證銷賬并清點貨品結余數(shù)，做到帳貨相符。
6．按出庫流程進行單據(jù)流轉時，每個環(huán)節(jié)不得超出一個工作日。
三、消費品出庫流程
1．根據(jù)賓館實際情況，針對客房消費品建立前臺小庫房，商品備品由總庫房統(tǒng)一管理，小庫房采用24小時制補貨制度，前臺每樣商品出庫前必須開據(jù)酒水單，酒水單一式三聯(lián)，存根由前臺保管，另兩聯(lián)分別交由庫管和財務。
2．前臺每次入賬的消費商品均須要開據(jù)酒水單，酒水單上須詳細填寫商品的品名、數(shù)量、單價、金額、房號、出貨部門、入賬方式、入賬時間及制單人姓名。
3．總庫房根據(jù)每天的酒水單，須審查消費商品明細，如發(fā)現(xiàn)跑單情況，應及時催告前臺按銷售價格賠償。
4．總庫房管理應根據(jù)每天酒水單情況，及時將各個分庫房消費品補齊。
5．總庫房根據(jù)每天的酒水單據(jù)，及時補發(fā)客房內消費品，如出現(xiàn)未補或漏補現(xiàn)象，造成客人投訴的，每次處罰金50元。
6．財務次日早上根據(jù)昨日的酒水單，匯總后開據(jù)出庫單；出庫單一式三聯(lián)，財務保管兩聯(lián)，交由庫管一聯(lián)。
7．庫管根據(jù)財務開據(jù)的出庫單，對昨日出庫商品進行核對，確認無誤后，簽字認可出庫。
8．庫管根據(jù)正式出庫憑證銷賬并清點貨品結余數(shù)，做到帳貨相符。
9．按出庫流程進行單據(jù)流轉時，每個環(huán)節(jié)不得超出一個工作日。
四、二級庫管理制度
部門的二級庫管理是成本、費用、核算管理中重要的控制點，其工作水平的好壞直接關系到所在部門的各類財產是否被充分利用，不被擱置；購入的原材料、物品是否保管妥當，以杜絕不必要的損耗和浪費；各類低值易耗品如工具、布草、棉織品、瓷器、玻璃器皿等是否管理有致，以避免人為的流失、破損等。所以，抓好二級庫的管理 是財務管理中一項重要的工作。
1．二級庫管理員負責做好內部領用、發(fā)出手續(xù)，督促各部門管理人員做好每日進銷日報表，并進行查核。
2．部門間發(fā)生物品相互調撥，應由調出部門開具內部調撥單，交接收部門負責人簽字確認后，及時將單據(jù)上交財務部。
3．嚴格執(zhí)行物品報損管理制度，各部若發(fā)生人為的原料、物流流失、損耗應由部門自生負責承擔，并落實相關責任人員；自然破損或其他特殊原因造成的，部門及時開具報損單，遞交財務部查核、確認。如：餐飲部瓷器報損率為3‰，若超過將落實責任。
4．各部門二級庫管理人員根據(jù)領料單、直耗單、內部調撥單、報損單銷售統(tǒng)計表等相關資料，在財務成本會計指導下，做好二級庫領入。
五、庫管工作的基本要求
必須真實反映本店經營所需的各種物資的進、銷、存情況，為財務提供原始、真實、準確的營業(yè)成本資料，必須對庫存物資的安全完整負責。
六、庫房的工作環(huán)境要求
1．庫房物品堆放必須按品種、規(guī)格分類存放，整齊有序，貼上標簽。各類物品不得雜亂混放。
2．保持庫房地面整潔、衛(wèi)生、干燥，搞好“六防”工作。
3．閑雜人員不得隨意進出庫房。
七、庫管計量、計算工作要求
1．庫管人員開單或記帳時前后使用計量單位必須統(tǒng)一，若出現(xiàn)計量單位混用所造成財務混亂、成本反映不真實等損失，由庫管員承擔。如：酒水入庫不能按箱、件單位，應以其完整的最小計量單位“瓶”為入出庫計量單位。
2．對菜品計算重量時，必須以市斤或公斤或克為計量單位。
如：菜、魚、肉食、米面、菜籽油等。
3．對每種進出庫物資的計算，采用先進先出法，金額要求保留小數(shù)點后兩位。
八、庫管員日常工作規(guī)范
1．庫管員應與一級庫及部門領用人員密切配合，保持合理的庫存量，嚴禁缺貨現(xiàn)象的出現(xiàn)。
2．不得虛開、補開、漏開、單聯(lián)填寫入庫單，必須整聯(lián)復寫，違者追究庫管員經濟責任乃至刑事責任。
3．貨物入庫后，庫管應按類別、品質特征、進貨批次分類存放，并填制標簽。
4．庫管員所管物資不準擅自借出，違者應承擔經濟責任，物資調撥須履行相關手續(xù)。
5．發(fā)出存貨實行“推陳出新、先進先出、按規(guī)定供應、節(jié)約用料”的發(fā)料原則，隨時對存貨進行檢查。對貪圖方便違反發(fā)料原則造成的存貨變質、失效、霉爛等損失，庫管員應承擔相應經濟責任。
6．庫管員根據(jù)正確無誤的入、出庫單，隨時登記庫房明細帳，做到數(shù)字清晰、名稱規(guī)格齊全、及時結出余額。
7．每天按時向財務室上報前一日存貨進銷存情況，每月末應對存貨進行現(xiàn)場盤點，并填制盤點表。若存貨發(fā)生盈虧，應隨即查明原因，經批準后作出相應調整并落實責任。
8．所有發(fā)貨、進貨憑證等按月進行制訂，妥善保管。
九、入庫存放
1．凡經驗收后的物資，除直撥的外，一律要進庫房管理；
2．凡進庫房的物品一律按物品的種類、品名、型號、規(guī)格等幾種按固定的位置存放。堆放要有條理，注意整齊美觀。不能擠壓的物品必須要用層架平放；
3．凡庫存物品，要逐項建立《實物卡》，物品進庫時在卡片上按數(shù)加，物品出庫時在卡片上按數(shù)減，并結出余數(shù)。卡片應該固定在物品存放正前方的中間顯眼處。
十、保管與監(jiān)督管理
1．對庫存物資要認真看管、勤于檢查、防蟲蛀、防鼠咬、防霉變，將物資的損耗率降低的最??；
2．抽查及監(jiān)督管理：a、倉管員本身要經常對自己所管各類物資進行抽查，檢查實物與卡片是否相符，若不相符適應及時查對；b、成本會計或有關人員也要經常對二級庫房物資進行抽查，檢查是否帳物相符、帳卡相符、帳帳相符。
十一、盤點
庫房物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終大盤點。盤點期間停止發(fā)貨。盤點結果列明細表報財務部和總經理審核。
十二、建檔
庫房必須建立檔案制度，庫房檔案有收貨單、領貨單和實物卡等。